Автоматизация управления в ТСЖ: планирование и контроль

Управление многоквартирным домом – трудоемкий процесс, требующий от председателя ТСЖ обработки большого объема информации. Эта сфера деятельности находится на стадии развития. Так, если у бухгалтера или кадровика есть специализированные программы, автоматизирующие их деятельность, то председателю ТСЖ приходится держать информацию в голове, блокноте или использовать неспециализированные программы, такие как MS Excel. Такое ведение дел порой приводит к низкой эффективности, отнимает много времени – как следствие, вызывает недовольство со стороны собственников.

Для повышения качества управления в ТСЖ компания «Актуальные системы» на основе многолетнего опыта автоматизации ТСЖ разработала интернет-портал. Портал ТСЖ – это специализированный набор инструментов для управления многоквартирным домом. Здесь предусмотрены инструменты, позволяющие планировать и контролировать деятельность ТСЖ, общаться с собственниками, проводить интернет-голосования (см. «Управление многоквартирным домом», № 8, 2009 г.), обмениваться опытом с председателями и бухгалтерами других ТСЖ, размещать различную информацию и многое другое.

Рассмотрим реализацию процесса планирования и контроля деятельности ТСЖ с помощью инструментов Портала ТСЖ: разработка и утверждение сметы расходов, ведение учета фактических расходов, выявление отклонений от сметы путем формирования отчета об исполнении сметы.

Смета расходов
Смета расходов

Разработка нового документа «Смета» начинается с заполнения следующей информации: источник финансирования сметы (например, владельцы жилых помещений, гаражей, арендаторы и др.), назначение сметы (например, техобслуживание жилых помещений, гаражей, ремонт здания и др.), период действия сметы и т. д. В строках таблицы документа указывают: статью расхода и предполагаемую сумму расхода на планируемый период. Автоматически рассчитываются для каждой статьи расхода: сумма расхода в месяц, тариф расхода. По всем статьям сметы рассчитываются: полная сумма, сумма расхода в месяц, тариф. Для учета суммы экономии или перерасхода по статьям сметы прошлого периода предусмотрен параметр, уменьшающий/увеличивающий сумму расхода по статье текущей сметы.

Система позволяет создать множество различных смет: полную смету расходов и доходов, смету на ремонт здания, на выполнение каких-либо работ и др. При составлении сметы в начале года часто определяются плановые суммы по статьям расходов без подробной детализации. В течение года состав работ можно описать дополнительными сметами.

Для удобства работы предусмотрены следующие механизмы: копирование ранее созданных документов с последующей корректировкой, установка статусов (черновая, на рассмотрении, отклонена, утверждена), позволяющих ориентироваться в различных версиях документов, печать документа, сохранение в MS Word.

По решению председателя смета может быть опубликована на Портале ТСЖ, т. е. доступ к просмотру документа открыт для всех собственников, о чем автоматически рассылаются уведомления на электронную почту. Ознакомившись со сметой, в разделе «Заявки и вопросы» собственники могут задать вопросы правлению, а также обсудить данную тему на «Внутреннем форуме ТСЖ». Утверждение сметы может быть проведено путем интернет-голосования, благодаря чему на общем собрании собственников не потребуется тратить время на доработку сметы, т. к. документ уже будет представлен в готовом виде.

Фактические расходы по смете на Портале ТСЖ отражаются в документе «Расход по смете» (по мере возникновения расходов). Фактические расходы можно вводить с подробной детализацией: исполнитель, номер счета/договора, вид работ, сумма. Это позволяет формировать отчет об исполнении сметы как свернуто, так и детально. Отчет может быть сформирован в любой момент, за любой период, что позволяет своевременно выявить отклонения и принять меры. По решению председателя доступ к отчету об исполнении сметы может быть открыт для собственников.

Портал ТСЖ – удобный, надежный, недорогой инструмент для управления многоквартирным домом, им можно пользоваться в любом месте, где есть доступ в Интернет.

Page copy protected against web site content infringement by Copyscape

Автор: Игнатов Дмитрий Валентинович
Источник: Журнал «Управление многоквартирным домом», №9, 2009 г.

Скачать статью в формате Adobe Reader (PDF, 290 Кб)