Функции системы Портал ТСЖ

На страницах Портала собственники могут просматривать новости ТСЖ за выбранный период. Уведомления о новостях отправляются на адрес электронной почты собственника, указанный при регистрации.

На Портале могут быть опубликованы различные документы:

• Устав ТСЖ;
• протокол общего собрания собственников;
• бланки документов;
• бухгалтерская и налоговая отчетность ТСЖ;
• договоры с подрядными организациями и поставщиками услуг;
• и т.д.

Войдя в систему со своим логином и паролем, собственник может посмотреть и скачать опубликованные документы. Решение о публикации документов принимает Правление ТСЖ. Собственнику предоставляется доступ только к документам своего ТСЖ.

На Портале могут быть опубликованы сметы расходов за различные периоды. Также доступен отчет «Исполнение сметы», позволяющий оценить уровень фактических затрат и отклонение от плановых показателей сметы. Решение о публикации сметы принимает Правление ТСЖ.

На Портале ТСЖ председатель может организовать интернет-голосования по различным вопросам деятельности ТСЖ. Результаты голосования оформляются в печатной форме с выводом итогов в количественном и процентном соотношении.

Собственник может самостоятельно распечатать квитанцию за выбранный период или долговую квитанцию.

Возможен просмотр начислений за жилищно-коммунальные услуги за выбранный период (месяц). По каждому начислению за период выводится подробная информация:

• наименование услуги;
• тариф на услугу;
• количество для расчета, например площадь квартиры, показания счетчиков и т.д.;
• сумма начисления по тарифу;
• сумма льгот;
• сумма дотаций и субсидий;
• сумма перерасчета за предыдущие периоды;
• итоговая сумма к оплате с учетом льгот, дотаций и перерасчетов.

Выбранное начисление можно распечатать в виде квитанции.

Возможен просмотр поступивших платежей за жилищно-коммунальные услуги за выбранный период (месяц). По каждому платежу выводится подробная информация:

• дата оплаты;
• номер платежа;
• сумма платежа.

Ввод показаний счетчиков (квартирных приборов учета) возможен по различным услугам. Например, холодное водоснабжение, горячее водоснабжение, электроэнергия и др. Перечень услуг настраивается в справочнике. В одной квартире может быть задано несколько счетчиков по каждой из услуг. Показания могут учитываться как в однотарифном, так и в двухтарифном режимах.

При вводе показаний система автоматически выводит данные за прошлый период и рассчитывает расход за текущий период по введенным данным.

На Портале ТСЖ реализована система автоматических напоминаний о необходимости ввода показаний счетчиков.

На Портале можно подать заявку на ремонт с описанием неисправности. Зарегистрированная заявка направляется сотруднику ТСЖ, ответственному за данный вид ремонта, или поставщику услуг. Копия заявки направляется председателю ТСЖ.

По мере выполнения заявок, им присваиваются статусы: новая, в работе, выполнено. Увидеть текущее состояние, а также архив предыдущих заявок можно в журнале заявок.

На Портале можно в письменном виде задать вопрос председателю или бухгалтеру ТСЖ. Вопрос регистрируется в системе и направляется председателю или бухгалтеру ТСЖ.

По мере выполнения вопросов, им присваиваются статусы: новый, в работе, выполнено. Увидеть текущее состояние вопроса, а также всю переписку можно в журнале вопросов.

На Портале созданы различные форумы:

• Форум собственников - предназначен для обмена мнениями собственников различных ТСЖ.
• Внутренний Форум ТСЖ - предназначен для жителей только вашего ТСЖ. На страницах форума вы можете обсудить проблемы вашего ТСЖ, высказать свои предложения о развитии ТСЖ или просто лучше узнать своих соседей.
• Доска объявлений - форум, предназначенный для публикации различных объявлений: куплю/продам, сниму/сдам, нашли/потеряли, предложения по работе и услугам и др.
• Рядом с домом - форум, предназначенный для обмена мнениями о магазинах, парикмахерских, автосервисах, салонах красоты, поликлиниках и других предприятиях торговли и сферы обслуживания, находящихся рядом с вашим домом.

Никакой рекламы и спама! Доступ к форумам предоставляется только зарегистрированным пользователям Портала ТСЖ.

На Портале может быть размещена различная информация о ТСЖ:

• адрес и телефоны;
• банковские реквизиты;
• список сотрудников ТСЖ;
• графики работы председателя и бухгалтера ТСЖ;
• справочник коммунальных служб.

Решение о публикации информации принимает Правление ТСЖ.

Работа со сметой начинается с настройки справочника «Статьи затрат сметы», в котором вы можете добавлять, редактировать и удалять статьи затрат. Справочник имеет иерархическую структуру. Вы можете создавать статьи затрат и объединять их в группы.

Ведение сметы расходов. На Портале вы можете создавать документы «Смета расходов» за различные периоды и для различных целей финансирования. Это может быть годовая смета расходов на «Содержание жилого комплекса», квартальная смета на выполнение ремонтных работ или смета на выполнения определенного вида работ, например строительство детской площадки или автостоянки.

В документе «Смета расходов» задаются статьи затрат, плановые суммы расхода по статьям затрат за весь период действия сметы, а при необходимости - сумма перерасхода или экономии по статьям затрат за предыдущий период.

При этом автоматически рассчитывается итоговый расход за период с учетом перерасхода или экономии, план расхода на 1 календарный месяц и на 1 кв. м. площади. Итоговое значение расхода на 1 кв. м. площади в месяц определяет тариф на техническое обслуживание жилого комплекса.

Исполнение сметы. Для учет фактических расходов по смете предназначен документ «Фактический расход по смете», в котором задается статья и сумма расхода. Контроль соответствия плановых и фактических расходов по смете осуществляется с помощью отчета «Исполнение сметы».

Публикация сметы для собственников. Смета расходов может быть доступна для собственников вашего ТСЖ. Публикация сметы на Портале выполняется нажатием кнопки «Опубликовать» в форме документа «Смета расходов».

В тоже время, смету можно использовать как внутренний инструмент контроля для председателя и бухгалтера ТСЖ. Если вы хотите, чтобы смета была доступна только бухгалтеру и председателю ТСЖ, установите для нее статус «Проект».

На Портале ТСЖ реализованы механизмы, позволяющие автоматизировать функции диспетчерской службы:

• регистрация заявок, при которой указываются дата и время поступления заявки, вид заявки, источник, описание неисправности, дата и время оповещения поставщика о неисправности, поставщик услуги, телефоны сервисных служб, статус выполнения заявки (новая, в работе, выполнена), дата и время исполнения заявки, дополнительная информация;
• ведение журнала заявок с возможностью вывода на печать;
• автоматическое предупреждение об истечении срока выполнения заявки и оповещение о просроченных заявках;
• анализ и контроль исполнения заявок по поставщикам, срокам исполнения, видам неисправностей и т.д.

Председатель правления и бухгалтер могут публиковать различные новости для собственников: дата проведения общего собрания, график проведения ремонтных работ и т.д. Нажатием одной кнопки можно отправить собственникам по электронной почте уведомление с текстом новости.

Инициировать процедуру голосования на Портале может председатель ТСЖ. В новом голосовании назначается срок окончания голосования, задаются варианты решений вопроса. Также настраивается возможность выбора только одного варианта или возможность выбора нескольких предложенных вариантов. Например, один вариант выбора - голосование за один из трех проектов строительства, несколько вариантов - выбор 3 членов ревизионной комиссии из 10 предложенных кандидатов.

При вводе нового голосования происходит автоматическое оповещение собственников по электронной почте о начатом голосовании.

Результат голосования оформляется в печатной форме с выводом итогов в количественном и процентном соотношении.

Голосование на Портале не исключает необходимости созыва общего собрания собственников, но выносит обсуждение вопросов за его рамки и позволяет принять решение заочно.

Председатель правления и бухгалтер могут публиковать на Портале различные документы:

• Устав ТСЖ;
• протокол общего собрания собственников;
• бланки документов;
• бухгалтерская и налоговая отчетность ТСЖ;
• договоры с подрядными организациями и поставщиками услуг;
• и т.д.

Войдя в систему со своим логином и паролем, собственник может посмотреть и скачать опубликованные документы своего ТСЖ.

Вопросы от собственников, регистрируются в системе и направляются председателю.

Вопросы со статусом «Новый» требуют ответа председателя. Вопросу можно установить статус «В работе» или «Выполнено». Увидеть текущее состояние вопроса, а также всю историю переписки с собственниками можно в журнале вопросов.

На Портале создан специализированный форум, предназначенный для обмена мнениями председателей различных ТСЖ. Темы форума затрагивают такие вопросы, как организация ТСЖ, новости законодательства, ссылки на нормативные документы. На страницах форума Вы можете поделиться своими профессиональными задачами с председателями других ТСЖ, высказать свои предложения об управлении ТСЖ или просто познакомиться с интересными людьми.

Доступ к форуму предоставляется только председателям ТСЖ. Другие пользователи Портала, такие как собственники и бухгалтеры ТСЖ не могут просматривать темы форума.

Оповещение должников выполняется автоматически. Для настройки функции оповещения необходимо задать пороговую сумму задолженности, при превышении которой происходит информирование должника, и дату оповещения.

Оповещение о необходимости ввода показаний счетчиков (квартирных приборов учета) выполняется автоматически. Для настройки функции оповещения необходимо задать дату оповещения.

Для учета платеже за ЖКУ предназначен документ «Платеж». При вводе документа выбирается лицевой счет, устанавливается дата и сумма платежа.

Посмотреть список платежей за выбранный период можно в журнале платежей. Для удобства просмотра записи журнала можно отфильтровать по лицевым счетам. Для журнала платежей создана печатная форма.

Обмен данными с системой «1С:Предприятие» выполняется с помощью обработок. При заключении договора вам бесплатно предоставляется обработка для выгрузки из программы «1С:Предприятие» следующих данных:

• справочник лицевых счетов;
• справочник услуг;
• справочник тарифов на услуги;
• справочник счетчиков.

За дополнительную плату предоставляется обработка, выполняющая следующие функции:

• выгрузка начислений по лицевым счетам;
• выгрузка платежей;
• загрузка показаний счетчиков.

Подробнее о стоимости обработок »

Вопросы от собственников, регистрируются в системе и направляются председателю.

Вопросы со статусом «Новый» требуют ответа председателя. Вопросу можно установить статус «В работе» или «Выполнено». Увидеть текущее состояние вопроса, а также всю историю переписки с собственниками можно в журнале вопросов.

На Портале создан специализированный форум, предназначенный для обмена мнениями бухгалтеров различных ТСЖ. Темы форума затрагивают такие вопросы, как ведение бухгалтерского учета в ТСЖ, новости законодательства, ссылки на нормативные документы. На страницах форума Вы можете поделиться своими профессиональными задачами с бухгалтерами других ТСЖ, высказать свои предложения о ведении учета в ТСЖ или просто познакомиться с интересными людьми.

Доступ к форуму предоставляется только бухгалтерам ТСЖ. Другие пользователи Портала, такие как собственники и председатели ТСЖ не могут просматривать темы форума.