Организация диспетчерской службы ТСЖ с минимальными затратами

Форма регистрации заявки на ремонт
Форма регистрации заявки на ремонт

Одной из функций управления многоквартирным домом является устранение возникающих неполадок и сбоев в работе коммунальных служб. Самым простым способом установления связи между жителями и поставщиками коммунальных услуг является предоставление жильцам списка телефонов коммунальных служб. Другим, более цивилизованным способом является организация диспетчерской службы в ТСЖ. При этом жалобы от жителей поступают сначала в ТСЖ, а затем перенаправляются различным поставщикам услуг. С одной стороны, преимуществом такой работы является удобство для жителей, с другой – возможность контролировать и следить за качеством работы поставщиков. На качество в данном случае влияют:

  • скорость реакции поставщика, т. е. время между оповещением поставщика о неполадке и началом работ по ее устранению;
  • количество времени, затрачиваемого на устранение неполадок;
  • частота возникновения типичных неполадок.

Контроль исполнения заявок на ремонт
Контроль исполнения заявок на ремонт

При создании диспетчерской службы в ТСЖ необходимо: организовать круглосуточный прием заявок от жителей, разработать систему регистрации и контроля исполнения заявок. Решением первой проблемы может быть установка в ТСЖ телефона с автоответчиком для сбора заявок в нерабочие часы или предоставление жителям адреса электронной почты ТСЖ. Решить вторую проблему сложно без автоматизации диспетчерской службы. Автоматизированная система должна помочь решить следующие задачи:

  • регистрация заявок, при которой указываются: дата и время поступления заявки, вид заявки, источник, описание неисправности, дата и время оповещения поставщика о неисправности, поставщик услуги, телефоны сервисных служб, статус выполнения заявки (новая, в работе, выполнена), дата и время исполнения заявки, дополнительная информация;
  • ведение журнала заявок с возможностью вывода на печать;
  • автоматическое предупреждение об истечении срока выполнения заявки и оповещение о просроченных заявках;
  • анализ и контроль исполнения заявок по поставщикам, срокам исполнения, видам неисправностей и т. д.

Печатная форма журнала заявок на ремонт
Печатная форма журнала заявок на ремонт

Автоматизация диспетчерской службы – одна из функций системы «Портал ТСЖ». Кроме решения вышеперечисленных задач «Портал ТСЖ» предлагает:

  • дополнительный удобный способ подачи заявки на ремонт через Интернет, путем заполнения диалоговой формы на сайте «Портал ТСЖ»;
  • оформление заявки жителями в любое время, а не только в часы работы ТСЖ;
  • автоматическое перенаправление заявок на электронную почту сервисных служб поставщика;
  • письменное оповещение жителей об устранении неполадок;
  • сокращение времени, затрачиваемого диспетчером на внесение заявок в систему, за счет самостоятельной подачи заявок жителями в письменном виде;
  • хранение архива заявок, который позволяет жителю видеть, что его заявки и вопросы не остаются без внимания;
  • возможность работы с автоматизированной системой в любом месте, где есть доступ в Интернет;
  • исключение расходов на приобретение специализированной программы и ее сопровождение.

«Портал ТСЖ» – многофункциональный, удобный, надежный, недорогой инструмент для управления многоквартирным домом, который позволяет организовать диспетчерскую службу в ТСЖ с минимальными затратами. Ознакомиться с демоверсией диспетчерской службы и другими возможностями системы можно на сайте PortalTSG.ru.

Page copy protected against web site content infringement by Copyscape

Автор: Игнатов Дмитрий Валентинович
Источник: Журнал «Управление многоквартирным домом», №11, 2009 г.

Скачать статью в формате Adobe Reader (PDF, 100 Кб)